Commercial Property Administrator

Job Description

<p><b>About Leyad</b></p><p>Leyad is a Montreal-based real estate investment and management firm with a diverse portfolio of residential, commercial, and industrial properties across Canada. For over a decade, we've focused on creating long-term value through strategic, sustainable investments and a commitment to excellence. Our success stems from our ability to identify opportunities where others see challenges and consistently deliver strong results for our stakeholders.</p><p><br></p><p><b>Position Overview</b></p><p>The Property Administrator plays a key role in supporting the day-to-day operations of a commercial real estate portfolio. This position is responsible for assisting with lease administration, tenant relations, financial reporting, and property maintenance coordination to ensure the highest standard of service and operational efficiency.</p><p><br></p><p><b>Key Responsibilities</b></p><ul><li>Prepare, track, and manage tenant correspondence (notices, memos, default letters, rent reminders).</li><li>Assist with lease administration, including tracking lease expirations, renewals, critical dates, and maintaining lease abstracts.</li><li>Maintain accurate tenant files (electronic and paper), including insurance certificates, leases, amendments, service contracts, and compliance documents.</li><li>Respond promptly and professionally to tenant inquiries and coordinate with Property Managers for appropriate resolution.</li><li>Process tenant move-in/move-out documentation and coordinate access cards, keys, onboarding packages, and communication notices.</li><li>Monitor tenant lease compliance by tracking critical obligations (e.g., insurance certificates, operating hours, signage rules), flagging non-compliance issues, and preparing preliminary notices under the guidance of the Property Manager</li><li>Review, code, and track vendor invoices for approval in accordance with property budgets.</li><li>Assist with annual operating budgets, preparing preliminary spreadsheets, and inputting expense forecasts.</li><li>Support in monthly property reporting by gathering operational updates, tracking tenant arrears, and updating occupancy/vacancy data.</li><li>Help coordinate tenant chargebacks and operating cost recoveries.</li><li>Track and maintain insurance certificates (COIs) and send renewal notices to tenants.</li><li>Draft and issue first-level compliance correspondence (informal notices) under Property Manager direction.</li><li>Support the Property Manager by maintaining compliance tracking logs, documentation archives, and assisting with preparation of formal notices of default where necessary.</li></ul><p><br></p><p><b>Qualifications</b></p><ul><li>2-4 years of experience in commercial property administration (retail or industrial preferred).</li><li>Strong working knowledge of commercial leases, lease compliance, and property management operations.</li><li>Proficient in Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook); familiarity with property management systems (e.g., Yardi, MRI) preferred.</li><li>Excellent communication skills (written and verbal) in English and French (bilingualism required for Quebec).</li><li>Strong organizational skills, detail orientation, and ability to manage multiple concurrent tasks.</li><li>Ability to work independently while collaborating closely with Property Managers, Onsite Managers, and internal teams</li><li>Professional demeanor when interacting with tenants, vendors, and other external stakeholders.</li></ul><p><br></p><p><b>Key Competencies</b></p><ul><li>Highly organized and able to manage multiple priorities.</li><li>Proactive problem-solver with strong follow-up skills.</li><li>Works effectively both independently and within a team environment.</li><li>Maintains confidentiality and exercises sound judgment.</li></ul><p><br></p><p><b>Why Join Leyad</b></p><p>At Leyad, you'll be part of a collaborative and forward-thinking team that values integrity, innovation, and performance. This position offers an excellent opportunity to build a strong foundation in finance and real estate while contributing to projects that drive long-term value across Canada's property market.</p><p><br></p><p><b>Description de poste - Administrateur(trice) immobilier(ère)</b></p><p><b>À propos de Leyad</b></p><p>Leyad est une société d'investissement et de gestion immobilière basée à Montréal, possédant un portefeuille diversifié de propriétés résidentielles, commerciales et industrielles à travers le Canada. Depuis plus d'une décennie, nous mettons l'accent sur la création de valeur à long terme grâce à des investissements stratégiques et durables, soutenus par un engagement envers l'excellence. Notre succès repose sur notre capacité à identifier des opportunités là où d'autres voient des défis, et à offrir constamment des résultats solides à nos parties prenantes.</p><p><br></p><p><b>Aperçu du poste</b></p><p>L'administrateur(trice) immobilier(ère) joue un rôle clé dans le soutien des opérations quotidiennes d'un portefeuille immobilier commercial. Ce poste est responsable d'appuyer la gestion des baux, les relations avec les locataires, la production de rapports financiers et la coordination de l'entretien des propriétés afin d'assurer le plus haut niveau de service et d'efficacité opérationnelle.</p><p><br></p><p><b>Responsabilités principales</b></p><ul><li>Maintenir des dossiers de locataires, des baux et une documentation connexe exacts et à jour.</li><li>Préparer et traiter les résumés de baux, renouvellements, avenants et avis.</li><li>Suivre les dates critiques des baux, notamment les renouvellements, les expirations et les augmentations de loyer.</li><li>Répondre aux demandes des locataires et veiller à ce que les problèmes soient résolus de manière rapide et professionnelle.</li><li>Aider à la préparation des budgets, des rapports financiers et des sommaires mensuels des propriétés.</li><li>Examiner et coder les factures des fournisseurs et coordonner leur approbation.</li><li>Produire les ajustements de facturation des locataires et effectuer les rapprochements des comptes clients.</li><li>Appuyer la préparation des rapprochements annuels des charges communes (CAM) et des taxes foncières.</li><li>Coordonner et suivre les demandes d'entretien des propriétés et les contrats de service.</li><li>Assurer la liaison avec les fournisseurs, entrepreneurs et prestataires de services afin de garantir la réalisation rapide des travaux.</li><li>Efffectuer des inspections périodiques des propriétés et participer à la planification de l'entretien préventif.</li><li>Maintenir à jour les certificats d'assurance et les dossiers de conformité.</li><li>Agir en tant que contact principal pour les locataires et les fournisseurs, en assurant un excellent service à la clientèle.</li><li>Préparer la correspondance, les rapports et la documentation pour examen par la direction.</li><li>Appuyer le gestionnaire immobilier dans les projets spéciaux et les tâches administratives selon les besoins.</li></ul><p><br></p><p><b>Qualifications</b></p><ul><li>Diplôme collégial ou universitaire en administration des affaires, en immobilier ou dans un domaine connexe.</li><li>De 2 à 4 ans d'expérience en gestion immobilière commerciale ou en administration immobilière.</li><li>Bonne compréhension des baux, de la comptabilité immobilière et des opérations de bâtiments.</li><li>Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et des logiciels de gestion immobilière (ex. : Yardi, MRI ou équivalent).</li><li>Excellentes compétences organisationnelles, souci du détail et grande précision.</li><li>Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles, avec une approche professionnelle axée sur le client.</li></ul><p><br></p><p><b>Compétences clés</b></p><ul><li>Grande capacité d'organisation et aptitude à gérer plusieurs priorités.</li><li>Esprit proactif et bonnes compétences en résolution de problèmes et en suivi.</li><li>Travaille efficacement de manière autonome et en équipe.</li><li>Fait preuve de discrétion et de bon jugement.</li></ul><p><br></p><p><b>Pourquoi se joindre à Leyad</b></p><p>Chez Leyad, vous ferez partie d'une équipe collaborative et tournée vers l'avenir, qui valorise l'intégrité, l'innovation et la performance. Ce poste offre une excellente occasion de bâtir une solide base en finance et en immobilier tout en contribuant à des projets qui génèrent de la valeur à long terme sur le marché immobilier canadien.</p>