Adjoint(e) de Direction / Executive Assistant

Job Description

Job Description

Job Description

Adjoint(e) de direction

Lieu : Montréal (mode hybride : en moyenne 3 jours par semaine au bureau)

Principales responsabilités

• Gérer et maintenir les calendriers, rendez-vous et déplacements des cadres supérieurs

• Organiser et coordonner les réunions et événements, incluant la réservation des salles et de l’équipement requis

• Préparer, vérifier, consolider et distribuer les présentations et documents destinés à la direction

• Assurer le suivi des livrables et des échéanciers avec des équipes situées dans différents emplacements

• Surveiller, trier, répondre et distribuer les communications reçues via Outlook, Microsoft Teams et autres canaux

• Préparer, soumettre et assurer le suivi des rapports de frais de déplacement

• Créer et maintenir les organigrammes

• Accueillir les visiteurs et représenter la direction de manière professionnelle

• Rédiger, réviser et mettre à jour la correspondance, les rapports, les présentations et les documents confidentiels

• Appuyer les processus d’embauche, de départs et le suivi des vacances

• Soutenir divers projets spéciaux tout en respectant un haut niveau de confidentialité

• Coordonner les échéanciers et la gestion des flux de travail pour les tâches récurrentes

• Assurer la liaison avec la haute direction et les différentes fonctions de soutien

• Accomplir toute autre tâche connexe au besoin

Exigences du poste

• Minimum de 5 années d’expérience pertinente à titre d’adjoint(e) de direction ou dans un rôle similaire

• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint)

• Solides compétences organisationnelles, stratégiques et en gestion du temps

• Connaissance des pratiques et procédures administratives de bureau

• Diplôme d’études postsecondaires requis

• Connaissance des calendriers de rapports financiers et/ou des responsabilités de secrétariat corporatif (atout)

• Expérience avec la plateforme Diligent (atout)

Compétences clés

• Grande autonomie et débrouillardise

• Capacité à gérer l’ambiguïté et les priorités changeantes

• Excellentes aptitudes interpersonnelles et esprit de collaboration

• Capacité à évoluer efficacement dans un environnement rapide et dynamique

• Sens aigu du détail et souci de l’exactitude

• Solide éthique professionnelle, intégrité et fiabilité

• Flexibilité et adaptabilité

• Bon sens des affaires

• Capacité démontrée à traiter des informations sensibles avec discrétion

Executive Assistant

Location: Montreal (Hybrid – average 3 days per week in office)

Key Responsibilities

• Manage and maintain executive calendars, appointments, and travel arrangements

• Coordinate and schedule meetings and events, including meeting rooms and required equipment

• Prepare, verify, consolidate, and distribute executive presentations and meeting materials

• Follow up on deliverables and timelines with internal teams across multiple locations

• Monitor, respond to, and distribute incoming communications via Outlook, Microsoft Teams, and other channels

• Prepare, submit, and track travel and expense reports

• Create and maintain organizational charts

• Receive and interact with visitors, professionally representing the executive team

• Prepare and edit correspondence, reports, presentations, and other confidential documents

• Assist with onboarding, resignations, and tracking vacation schedules

• Support special projects while maintaining a high degree of confidentiality

• Coordinate workflows and deadlines for recurring administrative tasks

• Liaise with senior management and various support functions

• Perform other related duties as required

Qualifications

• Minimum of 5 years of experience as an Executive Assistant or in a similar role

• Excellent written and verbal communication skills in both French and English

• Strong proficiency with Microsoft Office Suite (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint)

• Strong organizational, strategic, and time management skills

• Knowledge of standard office administrative practices and procedures

• Post-secondary education required

• Understanding of financial reporting calendars and/or corporate secretary responsibilities (asset)

• Experience using the Diligent platform (asset)

Key Competencies

• Highly autonomous, proactive, and resourceful

• Comfortable navigating ambiguity and shifting priorities

• Strong interpersonal and collaboration skills

• Ability to thrive in a fast-paced, dynamic environment

• Excellent attention to detail and accuracy

• Strong work ethic, integrity, and professionalism

• Dependable and flexible

• Sound business acumen

• Demonstrated ability to handle sensitive information with discretion

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