Responsable Administratif(ve) & de bureau

Rôle 

Sous la supervision du Directeur Expérience client, le Responsable Administratif(ve) & de Bureau joue un rôle central dans la gestion administrative, financière et opérationnelle de l’entreprise. En tant que pilier essentiel de l’organisation, vous serez chargé(e) de superviser les processus administratifs, de garantir la fluidité des transactions financières et de soutenir les équipes dans leurs activités quotidiennes. Votre mission consistera également à créer et maintenir un environnement de travail accueillant, organisé et fonctionnel, contribuant ainsi à l’épanouissement de l’ensemble du personnel. 

Responsabilités  

Support aux équipes de vente et expérience client: 

• Assurer le suivi et la gestion des tâches dans l’intranet, incluant l’ouverture et la gestion des billets, des banques d’heures, le renouvellement des banques d’heures, et la mise à jour des forfaits récurrents. Organiser et maintenir à jour les dossiers administratifs de manière méthodique et sécurisée. 
• Collaborer étroitement avec l’équipe de vente pour fournir un soutien administratif lors de la préparation et de la soumission des offres, y compris la préparation de présentations professionnelles et la rédaction de documents et de rapports.  
• Assister l’équipe Expérience Client dans les communications avec les clients. 

Gestion des espaces de travail et bureau: 

• Assurer une gestion efficace des appels téléphoniques et des courriels. Assurer la mise en place et l’organisation optimale des salles de réunion pour les réunions internes et externes, incluant la vérification des équipements audiovisuels et la préparation des fournitures nécessaires. 
• Assurer un approvisionnement continu en fournitures de bureau et en nourriture. Maintenir et garantir la disponibilité des boissons et des collations dans les espaces de travail et les zones de réunion. 

Gestion de la Facturation et des Contrats: 

• Gérer et préparer la facturation des contrats récurrents pour divers départements comme l’hébergement, le marketing web, et les plans de maintenance en production, en collaboration avec l’équipe de comptabilité.  
• Assigner les devis efficacement et assurer le traitement ainsi que le suivi des paiements et des transactions financières, en respectant les échéanciers.  

Identification et Amélioration des Processus: 

• Identifier les opportunités d’amélioration des procédés et de la gestion de bureau, en proposant des solutions pour améliorer l’efficacité opérationnelle. 

Compétentes requises 

Compétences organisationnelles : Aptitude avérée à gérer efficacement de multiples tâches, en maintenant un ordre impeccable dans les processus de facturation et de suivi de projets. 

Souci du détail : Engagement envers la qualité du service, avec une attention particulière pour la précision dans la documentation financière et l’aménagement des espaces de réunion. 

Compétences en communication : Excellentes capacités de communication écrite et verbale, indispensables pour soutenir les équipes de vente et d’expérience client et gérer les interactions avec les fournisseurs et les visiteurs. 

Autonomie et travail d’équipe : Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec divers départements pour améliorer les processus et gérer les tâches quotidiennes. 

Discrétion et intégrité : Une grande discrétion dans le traitement des informations sensibles, essentielle pour la gestion des données financières et des archives administratives. 

Formation  

Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, comptabilité ou domaine connexe. 

Expérience 

Un minimum de 1 à 3 années d’expérience professionnelle pertinente dans un rôle similaire, de préférence un environnement administratif ou de bureau. 

Ce qu’on t’offre 

• Un environnement de travail stimulant axé sur la collaboration et l’innovation. 
• Un ensemble de rémunération compétitif et des avantages sociaux attractifs. 
• Ambiance conviviale et nombreuses occasions de socialisation (5 à 7, club de course, sorties thématiques, fêtes, etc.) 

Avantages 

• Assurance dentaire 
• Assurance invalidité 
• Assurance maladie complémentaire 
• Assurance vie 
• Congés payés 
• Programmes de bien-être 
• Tenue décontractée